Introducere | Introducere |
|
|
|
|
Astazi toate organizatiile, indiferent de marime, poseda o
arhiva de documente tiparite, acumuleaza zilnic o cantitate din ce in ce mai
mare de documente electronice si anticipeaza un viitor majoritar (dar nu in
intregime) electronic.
Pentru multe organizatii, documentele tiparite o sa fie in continuare necesare, chiar daca volumul de documente electronice este in crestere. Documentele provenite din tabele gen Excel, din baze de date si din sisteme informatice complexe contin informatie structurata, cea mai mare parte numerica. Organizatiile produc insa si un important volum de documente care contin informatie nestructurata (rapoarte, scrisori, e-mailuri, materiale publicitare, studii, desene tehnice, note scrise etc). Informatiile structurate si nestructurate reprezinta resurse importante pentru orice organizatie. Datoria aplicatiilor software moderne, societatile comerciale de toate dimensiunile tind sa-si structureze pe cat posibil fluxul informational, chiar si cele mai mari dintre ele ramanand insa cu un volum mare de date nestructurate, care trebuie gestionat. Documentele care contin informatia nestructurata constituie istoricul proceselor si procedurilor societatii, expertizele, experienta si specializarile acesteia. Pentru a gestiona aceasta informatie nestructurata, organizatiile mari utilizeaza sisteme complexe, pe care organizatiile mici si medii nu si le permit. Un sistem de management de documente, initial, definea un program sau un set de programe software folosit pentru a urmari, gestiona si stoca documente tiparite. Sistemele moderne din ultimii ani permit insa din ce in ce mai des si functiile de stocare si cautare a documentelor electronice (foi de calcul, procesoare de text, imagini, desene tehnice digitale etc.) Sistemele tipice presupun scanarea documentului original si stocarea imaginii acestuia intr-o baza de date. Imaginea primeste un nume si o data, iar utilizatorul introduce cuvinte cheie aditionale, pentru ca ulterior imaginea sa poata fi gasita cat mai simplu. De exemplu utilizatorul care scaneaza o factura poate asocia imaginea acestei facturi cu cuvintele cheie “electricitate, factura, 01/05/2005”. Odata documentul stocat, acesta este regasit printr-o aplicatie care face legatura intre imagini si cuvinte cheie. In acest fel, la o cautare dupa “factura” deschiderea documentului va deschide in fapt imaginea documentului original, semnat si stampilat. Sistemele de management a documentelor pot duce la importante economii de timp, chiar in cazul unui numar mic de documente precum facturile de casa sau impozitele pe venit. |
