Componente de baza ale sistemului de arhivare electronica si management de documente
-Adaugarea de
documente in sistem
(Scanarea documentelor tiparite, importul documentelor electronice);
-Indexarea
documentelor (Coduri de bare, OCR/ICR, …);
-Controlul
managementului de documente
(Cine, Cum si Ce poate accesa );
-Cautarea si
accesul documentelor;
-Servicii de
stocare;
Adaugarea de documente
-Procesul de a
incarca documente in sistemul DMS
Exemplu: Scanarea este utilizata
pentru a adauga imaginea unor documente tiparite
Indexarea documentelor
Indexarea este
procesul de definire a unor atribute ale documentului.
-aceste atribute o sa fie stocate in baza de date a sistemului DMS; si
-vor fi utilizate pentru regasirea documentului.
Indexarea poate
fi facuta:
-Manual;
-Folosind coduri de bare;
-Folosind OCR/ICR, …
Controlul managementului de documente
Controlul
managementului este reprezentat de procesul de definire a diverselor tipuri de
acces pe care diversi utilizatori le au pentru accesul documentelor din DMS.
SAU
“CINE,CUM si CE
se poate accesa”.
Cautarea si accesul documentelor
Cautarea este
procesul de regasire a documentelor ce indeplinesc anumite criterii.
Cautarea poate fi
facuta:
-dupa atributele (index) definite
anterior; sau
-folosind facilitatea de cautare
“Full Text” (cautare in continutul documentelor)
Documentele
selectate pot fi accesate (afisate, editate …) cu modulele necesare.
Servicii de stocare
Acest serviciu
asigura posibiltatea de a gestiona locatia in care sunt stocate documentele, ca
si legatura intre atributele definite (index) si documente, pentru a putea
permite cautarea/regasirea documentelor.
Stocarea DMS are cel putin 3 parti:
-baza de date care contine informatia
despre indexarea documentelor
-sistemul de fisiere unde sunt
stocate documentele.
-cache: o memorie tampon unde o
copie temporara a documentelor cautate este pastrata pentru acces rapid.
Tipuri/medii de
stocare:
-discuri magneto-optice (jukebox);
-benzi magnetice
-CD-R;
-discuri magnetice (RAID, SAN, NAS, …).
Componente 
