| Easy Archive |
|
|
|
|
EASY ARCHIVE - arhive electronice pe termen lung - siguranta - simplu de folosit
Natura insasi a afacerii: Corporatii, organizatii si intreprinderi de orice marime se bazeaza pe abilitatea de a gasi informatii rapid si eficient pentru a lua decizii corecte si cat mai repede, pentru a imbunatati relatia cu clientii, pentru a perfecta comunicarea interna si externa, dezvoltandu-si astfel competitivitatea. Toate acestea, cuplate cu cerintele legale de a stoca astfel de documente si informatii pe ani de zile. Si este clar ca solutia bazata pe dulapuri cu acte pe hartie nu mai este o solutie viabila, mai ales considerand fluxul imens de documente pe care si o intreprindere mica il are astazi. Nu numai copiile pe hartie sunt o problema, dar si miile de documente electronice care circula in interiorul intreprinderii. Regasirea imediata a documentelor cerute, a scrisorilor, prezentarilor, diagramelor, contractelor, a materialelor de marketing – prezinta aceeasi provocare ca si cautarea prin munti de hartii. EASY ARCHIVE, un castigator al pietei in domeniul arhivarii electronice asigura arhivarea electronica in siguranta si pe termen lung a tuturor documentelor; reduce costul propriu-zis al afacerii, mareste productivitatea si respecta toate cerintele legale de arhivare electronica si management al documentelor. Functiile de cautare simple dar puternice fac inutile cautarile prin munti de hartie sau cautarile prin directoare locale sau de retea. O lista cu rezultatele cautarii – bazata pe informatia indexata sau pe cautarea full text – este prezentata utilizatorului care poate ulterior trimite documentele gasite via e-mail sau fax, poate adauga note suplimentare sau poate folosi sectiuni din aceste documente pentru a le insera in noi documente. Accesul la actele originale nu este pierdut, pentru ca EASY ARCHIVE face o replicare a documentelor in format electronic, permitand astfel accesul imediat si salvand costurile pentru locatia imobiliara. Functia de regasire, editorul de fisiere si programul de scanare au fost integrate in aceeasi interfata. Documentele individuale sunt organizate in depozite separate de fisiere. EASY ARCHIVE stocheaza orice tip de documente si de date. Programul integrat de vizualizare a fisierelor oermite afisarea a peste 200 de formate de grafica, text, tabele de calcul (tip excel) sau CAD, chiar daca programele corespunzatoare acestor formate nu sunt instalate in sistem. Istoricul documentelor in concordanta cu cerintele legale Auditul nu mai este o problema! Securitatea arhivelor electronice si istoricul pastrat al documentelor si fisierelor arhivate electronic via EASY ARCHIVE au fost verificate, aprobate si confirmate de o varietate de experti autorizati. In Germania, de exemplu, EASY ARCHIVE a fost certificat pentru indeplinirea cerintelor stricte de catre “Basic Regulations for DP-supported Accounting Systems” (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS). Orice modificare sau manipulare a documentelor si inregistrarilor arhivate electronic este posibila numai pe baza drepturilor de acces securizate si este consemnata in istoric, impreuna cu toate datele aferente (utilizator, actiune, data etc). Astfel orice document poate fi regasit dintre milioane de inregistrari in cateva secunde impreuna cu actiunile asupra lui facute in decursul anilor. Configuratia entry-level contine deja mai multe module extinzand functiile de baza si care fac arhiva electronica mai usor de folosit si mai flexibila. EASY COLD este un printer virtual, care adauga fisierele in arhiva electronica printr-un spool automat. Claseaza documentele din spool si extrage campurile indexate si face si indexarea full-text instantaneu cu maxima acuratete. Modulul WINCOLD face acelasi lucru cu toate aplicatiile WINDOWS; se instaleaza ca o imprimanta in Windows, si stocheaza documente in format TIFF sau PDF in EASY ARCHIVE – sau poate fi legat direct la EASY LOGISTICS CENTER din aplicatiile respective de Windows, folosind propriul driver de imprimanta. Fisierele din Microsoft Office sunt trecute in EASY ARCHIVE sau in EASY LOGISTICS CENTER via OFFICE INTEGRATION prin intermediul macrourilor din Microsoft Office. Serverul XML este folosit ca un link catre EASY ARCHIVE; cu o instalare minima de client, macrourile pot fi aplicate imediat, si personalizate in functie de nevoi. Folosind CD query, toata arhiva electronica, sau doar documentele selectate intr-o arhiva electronica sunt scrise pe un CD impreuna cu programul de cautare, fiind creata astfel o arhiva electronica de sine statatoare, completa si cautabila pe orice PC sau laptop – un instrument de lucru foarte potrivit pentru reprezentantii de vanzari sau intre sediile unei intreprinderi. FLEXI search este oferit ca un modul optional pentru managerul de fisiere (File Manager) si permite cautarea unui cuvant sau a unei chei de indexare in mai multe limbi: Daca de exemplu utilizatorul cauta cuvantul in engleza “apartment”, el poate regasi si echivalentele in alte limbi ale termenului cautat. (ex. “Wohnung” sau “apartement”). In plus, sinonimele pot fi cautate in mai multe limbi. Se poate de asemenea crea propriul dictionar. Rezultatele cautarii si datele din arhiva electronica pot fi exportate via modulul de EXPORT in formate definibile, sau pot fi reprocesate pentru tiparire via modulul EASY REPORT. Folosind un generator de rapoarte, continutul campurilor index precum si documentele arhivate electronica pot fi formatate pentru imprimanta sau pentru crearea unui fisier PDF. |
